Das Protokoll der Mitgliederversammlung
Über die Form des Protokolls der Mitgliederversammlung (MV) herrscht oft Unsicherheit. Dabei dient das Protokoll nicht nur der Dokumentation von Versammlungsablauf und Beschlussinhalten, sondern hat im Streitfall auch Beweisfunktion.
Die Mindestanforderungen an das Protokoll der Mitgliederversammlung ergeben sich aus dem BGB. Nach § 58 Nr. 4 BGB gehört eine Bestimmung über die Beurkundung von Beschlüssen zu den Sollvorschriften in der Satzung.
Zwingend gefordert ist eine protokollarische Niederschrift immer dann, wenn für Anmeldungen zum Vereinsregister eine Beurkundung von Beschlüssen nötig ist – z. B. bei Änderungen im Vorstand oder Satzungsänderungen. In aller Regel geht die Satzung aber von einer Protokollierung aller Beschlüsse und wesentlichen Inhalte der Mitgliederversammlung aus.
Die Vorschrift des BGB verlangt der Form nach ein Ergebnisprotokoll. Es werden also nur die Ergebnisse der Beschlüsse (dazu gehören auch Wahlen) vermerkt – egal ob ein Antrag angenommen oder abgelehnt wurde. Neben Sachbeschlüssen werden auch Verfahrensbeschlüsse (z. B. zur Tagesordnung) protokolliert.
Die Funktion des Protokolls
Dem Protokoll kommt rechtlich regelmäßig nur eine Beweisfunktion zu. Beschlüsse sind also auch dann wirksam, wenn sie nicht protokolliert wurden. Etwas anderes gilt nur, wenn die Satzung die Beurkundung eindeutig als Voraussetzung für die Rechtswirksamkeit der Beschlüsse verlangt.
Das Gleiche gilt für den Inhalt des Beschlusses. Verbindlich ist, was beschlossen wurde, nicht was im Protokoll steht. Auch das kann die Satzung aber anders regeln – also das als bindend festlegen, was zu Protokoll genommen wurde. In diesem Fall wird das Protokoll meist in der nächsten Mitgliederversammlung genehmigt, um Abweichungen vom eigentlich getroffenen Beschluss auszuschließen.
Widerspruch gegen das Protokoll
Eine formelle Genehmigung des Protokolls durch Beschluss der Mitgliederversammlung ist grundsätzlich nicht erforderlich. Viele Satzungen sehen das aber vor. In der Regel ist dass auch der Zeitpunkt, Einwände gegen das Protokoll geltend zu machen. Die Satzungen kann aber auch eine Widerspruchsfrist vorgeben.
Wird vom Widerspruchsrecht kein Gebrauch gemacht, schließt das aber eine spätere Anfechtung eines Beschluss nicht aus. Das gilt besonders für materielle Mängel – etwa fehlerhafter Stimmauszählung oder fehlender Beschlussfähigkeit. Das Recht zur Anfechtung wegen Verfahrensmängeln (z. B. bei Wahl des Versammlungsleiters) erlischt dagegen meist, wenn der Widerspruch nicht fristgerecht erfolgt.
Der Inhalt des Protokolls
Zum Inhalt des Protokoll gibt es keine verbindlichen Vorgaben. Mindestabforderungen ergeben sich nur aus der genannten Beurkundungsfunktion bezüglich Ort, Datum und Name des Protokollführers.
Typischerweise wird das Protokoll etwa folgenden Inhalt haben:
- “(Ordentliche/Außerordentliche) Mitgliederversammlung des XY-Vereins”
- Ort, Datum und Uhrzeit des Versammlungsbeginns und Endes
- Namen des Protokollführers und Versammlungsleiters
- Zahl der erschienenen Mitglieder, eventuell aufgeschlüsselt nach stimm- und nicht stimmberechtigten
- Versammlungsablauf (Eröffnung der MV, eventuell Wahl des Versammlungsleiters und Protokollführers)
- Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und Mitteilung der Tagesordnung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit (soweit nicht jede Mitgliederversammlung beschlussfähig ist)
- Angaben zu Sach- und Verfahrensanträgen mit (genauem) Wortlaut
- Abstimmungsergebnisse zu den Anträgen mit Angaben zum Abstimmungsverfahren (Handzeichen, Stimmzettel usf.)
- eventuell Widersprüche zu Abstimmungsergebnissen
- Unterschriften von Versammlungsleiter und Protokollführer, entsprechend der Satzungsregelungen
Einsicht ins Protokoll
Enthält die Satzung keine einschlägigen Regelungen, besteht für einzelne Mitglieder ein Recht zur Einsichtnahme ins Protokoll nur bei berechtigtem Interesse. Das Einsichtsrecht umfasst auch die Anfertigung von Abschriften. Die Herausgabe oder gar Zusendung von Kopien kann ein Mitglied ohne entsprechende Satzungsvorschrift aber nicht verlangen. In jedem Fall einsehen können Mitglieder aber Abschriften des Protokolls, die für Anmeldungen beim Vereinsregister eingereicht werden.
Quelle: www.vereinsknowhow.de
Schlagworte: Infos für Vereine