Die Vorstandssitzung
Beschlüsse des Vorstandes, der aus mehreren Personen besteht, können regelmäßig nur in einer Versammlung des Vorstandes gefasst werden. Für diese Vorstandssitzung gelten hinsichtlich Einberufung, Mitteilung der Tagesordnung, Beschlussfähigkeit usw. grundsätzlich die gleichen Bestimmungen wie für die Mitgliederversammlung.
Einladung zur Vorstandssitzung
Die Anberaumung einer Vorstandssitzung und Ladung der Vorstandsmitglieder ist, wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, Sache des Vorsitzenden des Vorstandsvorsitzenden. Der in der Satzung vorgesehene Stellvertreter des Vorsitzenden kann die Vorstandssitzung einberufen, wenn der Vorsitzende verhindert ist oder er die Einberufung grundlos unterlässt oder verweigert.
Zur Vorstandssitzung müssen alle Vorstandsmitglieder unter Angabe des Ortes und der Zeit der Sitzung geladen werden. Der Ort, an dem die Vorstandssitzung stattfindet, kann in der Satzung bestimmt werden. Ist das nicht der Fall, kann der für die Einberufung Zuständige bestimmen, wo die Sitzung stattfinden soll. Hierbei muss er sich aber ebenso wie bei der Wahl des Zeitpunktes im Rahmen des den übrigen Vorstandsmitgliedern Zumutbaren halten. Er kann also nicht die Sitzung morgens anberaumen, wenn der Vorstand überwiegend aus Berufstätigen besteht.
Das Gesetz sieht für die Einladung zur Vorstandssitzung keine bestimmte Form vor Es kann also schriftlich, telefonisch, telegrafisch, durch Anschlag im Vereinsheim oder in sonstiger Weise zur Vorstandssitzung eingeladen werden. Dasselbe gilt, wenn in der Satzung eine Ladungsfrist für die Einberufung des Vorstandes nicht ausdrücklich bestimmt ist. Es muss dann nicht die zur Einberufung der Mitgliederversammlung vorgesehene Frist eingehalten werden. Der für die Einberufung Zuständige kann die Ladungsfrist frei bestimmen, allerdings muss die Frist angemessen, d. h. nicht zu kurz, sein.
Grundsätzlich muss den Vorstandsmitgliedern mit der Einladung die Tagesordnung mitgeteilt werden, wenn auf der Vorstandssitzung gültige Beschlüsse gefasst werden sollen. Für die Abfassung der Tagesordnung gelten die gleichen Regeln wie für die Mitteilung der Tagesordnung bei der Einladung zur Mitgliederversammlung.
Die Beschlussfähigkeit des Vorstandes
Die Beschlussfähigkeit des Vorstandes ist im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt. In der Satzung kann jedoch eine Bestimmung getroffen werden, dass zur Beschlussfähigkeit des Vorstandes die Anwesenheit eines bestimmten Mitglieds des Vorstandes (z. B. des 1. Vorsitzenden oder des Stellvertreters), einer bestimmten Zahl von Vorstandsmitgliedern oder eines bestimmten Bruchteils der Vorstandsmitglieder (z. B. eines Drittels oder der Hälfte) erforderlich ist.
Im letzten Fall ist bei der Feststellung der Beschlussfähigkeit von der in der Satzung festgelegten Zahl der Vorstandsmitglieder auszugehen, unberücksichtigt bleiben die Vorstandsmitglieder, die im Vorstand kein Stimmrecht haben, sondern nur mit beratender Stimme an den Vorstandssitzungen teilnehmen. Für Mitglieder des sog. erweiterten Vorstands – die keine Vertretungsberechtigung haben – gilt da aber nicht. Sie müssen geladen werden und haben Stimmrecht.
Wirksamkeit von Beschlüssen
Formfehler bei der Einladung, etwa die Nichtladung eines Vorstandsmitglieds, machen die in der Vorstandssitzung gefassten Beschlüsse nichtig, wenn das Mitglied nicht von sich aus an der Vorstandssitzung teilnimmt. Grundsätzlich kann ein Vorstandsbeschluss nur in einer Vorstandssitzung gefasst werden. Daneben können folgende andere Formen möglich sein:
Auf schriftlichem Wege ist ein Vorstandsbeschluss nur mit Zustimmung aller Vorstandsmitglieder zur Beschlusssache möglich (§§ 28 (1), 32 (2) BGB).
Die Satzung kann ebenfalls andere Formen zulassen, so z. B. einen Vorstandsbeschluss durch telefonische Absprache.
Schließlich können auch sämtliche Vorstandsmitglieder ohne Einhaltung von Verfahrensvorschriften zu einer Vorstands Sitzung zusammentreten und wirksame Beschlüsse fassen, wenn kein Vorstandsmitglied dieser Verfahrensweise widerspricht.
Es empfiehlt sich, um späteren Ärger zu vermeiden, den fehlenden Widerspruch in das Sitzungsprotokoll aufzunehmen.
Quelle: www.vereinsknowhow.de
Schlagworte: Infos für Vereine